Liebe Geschäftskundinnen und Geschäftskunden,
wir freuen uns, Ihnen eine wichtige Neuerung mitzuteilen: Ab dem 1. Januar 2025 werden alle Rechnungen, die wir an Sie senden, ausschließlich in digitaler Form als E-Rechnung übermittelt. Dieser Schritt ermöglicht eine moderne, effiziente und nachhaltige Rechnungsstellung und unterstützt gleichzeitig die kontinuierliche Digitalisierung unserer Geschäftsprozesse.
Was bedeutet das konkret?
Ab dem neuen Jahr erhalten Sie Rechnungen nur noch elektronisch in den gesetzlich anerkannten Formaten ZUGFeRD oder XRechnung. Dadurch profitieren Sie von einer höheren Automatisierung in Ihren eigenen Prozessen, schnellerem Datenaustausch und einer vereinfachten Archivierung – ganz ohne Papieraufwand.
Die E-Rechnungsformate: ZUGFeRD und XRechnung
Um eine reibungslose Integration der neuen Rechnungsprozesse zu gewährleisten, möchten wir Ihnen die beiden unterstützten Formate kurz vorstellen:
1. ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland)
ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat, das sich für eine Vielzahl von Unternehmen eignet, unabhängig von deren Größe. Es kombiniert PDF- und XML-Dateien, sodass die Rechnung sowohl maschinenlesbar als auch für den Menschen visuell lesbar bleibt. Dieses Format hat sich bereits in vielen Branchen etabliert und wird sowohl im B2B- als auch im B2G-Bereich (Business-to-Government) genutzt. Der Vorteil von ZUGFeRD liegt in seiner Flexibilität: Das PDF-Dokument enthält die vollständige Rechnung und die eingebetteten XML-Daten ermöglichen eine automatische Weiterverarbeitung in gängigen Buchhaltungssystemen.
2. XRechnung
XRechnung ist ein speziell für die Anforderungen öffentlicher Auftraggeber entwickeltes E-Rechnungsformat und wird in Deutschland im B2G-Bereich zunehmend obligatorisch. Es handelt sich um ein reines XML-Format ohne eingebettetes PDF und entspricht den europäischen Standards. Behörden und öffentliche Institutionen sind gesetzlich verpflichtet, E-Rechnungen im XRechnungs-Format anzunehmen, da es spezifische Anforderungen hinsichtlich Struktur und Inhalt erfüllt und damit den gesetzlichen Anforderungen an eine maschinenlesbare Rechnung entspricht.
Eingangsrechnungen als E-Rechnung akzeptieren und verarbeiten
Auch wir als Unternehmen möchten den Prozess der Rechnungseinreichung für unsere Geschäftspartner vereinfachen und beschleunigen. Ab dem 1. Januar 2025 akzeptieren und verarbeiten wir daher ebenfalls alle Eingangsrechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung. Dies unterstützt die transparente und automatisierte Abwicklung Ihrer Rechnungen und gewährleistet eine schnelle Zahlungsbearbeitung.
Wichtige Information für behördliche Kunden
Behörden und öffentliche Institutionen, die als unsere Kunden agieren, bitten wir, uns bis spätestens Ende Dezember 2024 ihre Leitweg-ID sowie gegebenenfalls die Lieferantennummer mitzuteilen. Die Leitweg-ID ist ein Identifikationsmerkmal, das die eindeutige Zuordnung und Weiterleitung der E-Rechnung an die zuständige Behörde ermöglicht. Die rechtzeitige Mitteilung dieser Information ist für einen reibungslosen Ablauf der E-Rechnungsstellung unerlässlich.
Unsere Verpflichtung zur Digitalisierung und Nachhaltigkeit
Die Einführung der E-Rechnung stellt nicht nur einen weiteren Schritt in Richtung moderner und effizienter Geschäftsprozesse dar, sondern trägt auch zur Reduzierung unseres ökologischen Fußabdrucks bei. Durch den Verzicht auf Papierrechnungen leisten wir gemeinsam mit Ihnen einen aktiven Beitrag zum Umweltschutz.
Sollten Sie Fragen zur Umstellung auf E-Rechnungen, zu den unterstützten Formaten oder zur Leitweg-ID haben, zögern Sie bitte nicht, sich an unser Team zu wenden. Wir unterstützen Sie gern und begleiten Sie auf dem Weg zu einem reibungslosen Übergang.
Vielen Dank für Ihre Kooperation und Ihr Vertrauen!