Rechnungen

Ankündigung: Ab 1. Januar 2025 – Automatischer Versand von E-Rechnungen an unsere Firmenkunden

Liebe Geschäftskundinnen und Geschäftskunden,

wir freuen uns, Ihnen eine wichtige Neuerung mitzuteilen: Ab dem 1. Januar 2025 werden alle Rechnungen, die wir an Sie senden, ausschließlich in digitaler Form als E-Rechnung übermittelt. Dieser Schritt ermöglicht eine moderne, effiziente und nachhaltige Rechnungsstellung und unterstützt gleichzeitig die kontinuierliche Digitalisierung unserer Geschäftsprozesse.

Was bedeutet das konkret?

Ab dem neuen Jahr erhalten Sie Rechnungen nur noch elektronisch in den gesetzlich anerkannten Formaten ZUGFeRD oder XRechnung. Dadurch profitieren Sie von einer höheren Automatisierung in Ihren eigenen Prozessen, schnellerem Datenaustausch und einer vereinfachten Archivierung – ganz ohne Papieraufwand.

Die E-Rechnungsformate: ZUGFeRD und XRechnung

Um eine reibungslose Integration der neuen Rechnungsprozesse zu gewährleisten, möchten wir Ihnen die beiden unterstützten Formate kurz vorstellen:

1. ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland)

ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat, das sich für eine Vielzahl von Unternehmen eignet, unabhängig von deren Größe. Es kombiniert PDF- und XML-Dateien, sodass die Rechnung sowohl maschinenlesbar als auch für den Menschen visuell lesbar bleibt. Dieses Format hat sich bereits in vielen Branchen etabliert und wird sowohl im B2B- als auch im B2G-Bereich (Business-to-Government) genutzt. Der Vorteil von ZUGFeRD liegt in seiner Flexibilität: Das PDF-Dokument enthält die vollständige Rechnung und die eingebetteten XML-Daten ermöglichen eine automatische Weiterverarbeitung in gängigen Buchhaltungssystemen.

2. XRechnung

XRechnung ist ein speziell für die Anforderungen öffentlicher Auftraggeber entwickeltes E-Rechnungsformat und wird in Deutschland im B2G-Bereich zunehmend obligatorisch. Es handelt sich um ein reines XML-Format ohne eingebettetes PDF und entspricht den europäischen Standards. Behörden und öffentliche Institutionen sind gesetzlich verpflichtet, E-Rechnungen im XRechnungs-Format anzunehmen, da es spezifische Anforderungen hinsichtlich Struktur und Inhalt erfüllt und damit den gesetzlichen Anforderungen an eine maschinenlesbare Rechnung entspricht.

Eingangsrechnungen als E-Rechnung akzeptieren und verarbeiten

Auch wir als Unternehmen möchten den Prozess der Rechnungseinreichung für unsere Geschäftspartner vereinfachen und beschleunigen. Ab dem 1. Januar 2025 akzeptieren und verarbeiten wir daher ebenfalls alle Eingangsrechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung. Dies unterstützt die transparente und automatisierte Abwicklung Ihrer Rechnungen und gewährleistet eine schnelle Zahlungsbearbeitung.

Wichtige Information für behördliche Kunden

Behörden und öffentliche Institutionen, die als unsere Kunden agieren, bitten wir, uns bis spätestens Ende Dezember 2024 ihre Leitweg-ID sowie gegebenenfalls die Lieferantennummer mitzuteilen. Die Leitweg-ID ist ein Identifikationsmerkmal, das die eindeutige Zuordnung und Weiterleitung der E-Rechnung an die zuständige Behörde ermöglicht. Die rechtzeitige Mitteilung dieser Information ist für einen reibungslosen Ablauf der E-Rechnungsstellung unerlässlich.

Unsere Verpflichtung zur Digitalisierung und Nachhaltigkeit

Die Einführung der E-Rechnung stellt nicht nur einen weiteren Schritt in Richtung moderner und effizienter Geschäftsprozesse dar, sondern trägt auch zur Reduzierung unseres ökologischen Fußabdrucks bei. Durch den Verzicht auf Papierrechnungen leisten wir gemeinsam mit Ihnen einen aktiven Beitrag zum Umweltschutz.

Sollten Sie Fragen zur Umstellung auf E-Rechnungen, zu den unterstützten Formaten oder zur Leitweg-ID haben, zögern Sie bitte nicht, sich an unser Team zu wenden. Wir unterstützen Sie gern und begleiten Sie auf dem Weg zu einem reibungslosen Übergang.

Vielen Dank für Ihre Kooperation und Ihr Vertrauen!

Umstellung unseres Fakturierungssystems

Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass wir unser Fakturierungssystem erfolgreich umgestellt haben.
Mit dieser Änderung stellen wir sicher, dass unser Abrechnungssystem den neuesten gesetzlichen Anforderungen entspricht und gleichzeitig unsere internen Prozesse optimiert werden. Diese Umstellung bringt mehrere Vorteile für Sie als Kunde mit sich, einschließlich einer verbesserten Transparenz und Effizienz in der Rechnungsstellung.

Ab dem nächsten Rechnungslauf, der in Kürze durchgeführt wird, erfolgt die Abrechnung bereits über das neue System. Für Sie bedeutet dies, dass Sie eventuell einige Änderungen im Layout und der Struktur Ihrer Rechnungen bemerken könnten. Diese Anpassungen sollen die Übersichtlichkeit und Verständlichkeit Ihrer Rechnungen verbessern.

Aufgrund der Umstellung kann es einmalig zu einer Anpassung des Leistungszeitraums kommen. Diese Anpassung ist erforderlich, um die Konsistenz und Genauigkeit der Abrechnungen sicherzustellen. Bitte seien Sie versichert, dass die Abrechnung der einzelnen Positionen und deren Laufzeit von dieser Anpassung nicht betroffen sind.

Sollten Komplikationen bei Ihnen auftreten oder Rückfragen bestehen, stehen wir Ihnen selbstverständlich jederzeit gerne zur Verfügung.

Sichere und bequeme Zahlungen mit dem SEPA-Lastschriftverfahren

Wir möchten Ihnen eine bequeme und sichere Möglichkeit vorstellen, Ihre Rechnungen zu begleichen – das SEPA-Lastschriftverfahren. Als vertrauenswürdiges Unternehmen legen wir großen Wert auf die Zufriedenheit unserer Kunden und möchten Ihnen daher eine Zahlungsoption anbieten, die sowohl Ihren Komfort als auch Ihre Sicherheit gewährleistet.

Warum sollten Sie sich für das SEPA-Lastschriftverfahren entscheiden, anstatt auf PayPal oder die herkömmliche Überweisung zurückzugreifen? Hier sind einige Gründe:

1. Bequemlichkeit: Mit dem SEPA-Lastschriftverfahren müssen Sie sich keine Gedanken über das manuelle Ausfüllen von Überweisungsformularen oder das Einloggen in Ihr PayPal-Konto machen. Sie erteilen uns einfach eine Einzugsermächtigung und Ihre Zahlungen werden automatisch von Ihrem Bankkonto abgebucht. Kein lästiges Hantieren mit Zahlungsdaten oder wiederholtes Eingeben von Informationen.

2. Zeitersparnis: Indem Sie das SEPA-Lastschriftverfahren nutzen, sparen Sie wertvolle Zeit. Es entfällt das manuelle Überweisen oder das manuelle Auslösen von Zahlungen über PayPal. Die Zahlungen werden automatisch von Ihrem Konto abgebucht, sodass Sie sich auf wichtigere Dinge konzentrieren können.

3. Pünktliche Zahlungen: Mit dem SEPA-Lastschriftverfahren stellen Sie sicher, dass Ihre Zahlungen rechtzeitig erfolgen. Sie müssen sich keine Sorgen machen, eine Zahlungsfrist zu verpassen oder Mahngebühren zu zahlen. Die Lastschriften werden zu vorher vereinbarten Terminen durchgeführt, sodass Sie immer im Rahmen Ihrer Zahlungsvereinbarungen bleiben.

4. Sicherheit: Das SEPA-Lastschriftverfahren ist eine sichere Zahlungsmethode. Sie behalten die Kontrolle über Ihre Zahlungen, da Sie jederzeit Ihre Kontoauszüge überprüfen können. Alle Transaktionen unterliegen den strengen Sicherheitsstandards der Banken und der EU-Gesetzgebung.

5. Flexibilität: Bei Bedarf können Sie das SEPA-Lastschriftverfahren jederzeit widerrufen oder ändern. Sie haben die Möglichkeit, uns Ihre Bankverbindung mitzuteilen, und wir kümmern uns um den Rest. Wenn sich Ihre Bankdaten ändern, genügt eine einfache Mitteilung, und wir passen die Informationen entsprechend an.

Um das SEPA-Lastschriftverfahren zu nutzen, stellen wir Ihnen gerne ein Formular zur Verfügung. Senden Sie uns einfach eine Anfrage, und wir schicken Ihnen das entsprechende Formular zu. Füllen Sie es aus, geben Sie uns Ihre Zustimmung, und schon können Sie von den Vorteilen dieser Zahlungsmethode profitieren.

Sollten Komplikationen bei Ihnen auftreten oder Rückfragen bestehen, stehen wir Ihnen selbstverständlich jederzeit gerne zur Verfügung.