E-Mail

Wichtige Änderung bei der E-Mail-Konfiguration

In einer zunehmend digitalisierten Welt wird es immer wichtiger, dass auch alltägliche Dienste wie der E-Mail-Verkehr höchsten Sicherheitsstandards entsprechen. Aus diesem Grund nehmen wir in Kürze eine wichtige Änderung an der technischen Konfiguration unserer E-Mail-Server vor. Diese Maßnahme dient der Verbesserung der Sicherheit und der langfristigen Zukunftsfähigkeit unserer Infrastruktur.

Was ändert sich?

Bisher war es möglich, Ihre E-Mails über unterschiedliche Serveradressen oder sogar direkt über eine IP-Adresse abzurufen. Diese Flexibilität hatte jedoch den Nachteil, dass dadurch keine einheitliche Absicherung der Verbindung und Verwaltung der Verschlüsselungszertifikate möglich war.

Künftig ist der Zugriff auf unsere Mailserver ausschließlich über eine zentrale Adresse möglich!
Der direkte Zugriff über IP-Adressen oder individuelle Hostnamen wird ab August nicht mehr unterstützt.

Warum diese Umstellung?

Die Umstellung erfolgt aus zwei zentralen Gründen:

  1. Erhöhte Sicherheit
    Der Zugriff über eine einheitliche, abgesicherte Domain ermöglicht es uns, SSL-/TLS-Zertifikate konsequent zu verwalten und den gesamten Datenverkehr zuverlässig zu verschlüsseln. Das schützt Ihre Kommunikation besser vor unbefugtem Zugriff.
  2. Technische Zukunftsfähigkeit:
    Eine zentrale Serveradresse ist deutlich robuster gegenüber zukünftigen Infrastrukturänderungen. Änderungen auf technischer Ebene können so durchgeführt werden, ohne dass Sie als Nutzer erneut Anpassungen vornehmen müssen — vorausgesetzt, die Konfiguration folgt den aktuellen Vorgaben.

Was müssen Sie tun?

Damit der Zugriff auf Ihre E-Mails auch nach der Umstellung reibungslos funktioniert, überprüfen Sie bitte rechtzeitig die Einstellungen in Ihrem E-Mail-Programm (z. B. Outlook, Thunderbird, Apple Mail oder Smartphone-Apps).

Achten Sie insbesondere auf folgende Punkte:

  • Serveradresse: Tragen Sie die von mir bekanntgegebene Domain als Server für E-Mails ein.
  • Abrufart & Ports:
    • Für IMAP: Port 993
    • Für POP3: Port 995
    • Für SMTP: Port 465

Bitte nehmen Sie diese Änderungen im Juli 2025 vor, um eine Unterbrechung Ihrer E-Mail-Kommunikation zu vermeiden. Sollten Sie die Umstellung nicht rechtzeitig vornehmen können, gehen keine E-Mails verloren; sie werden lediglich nicht mehr in Ihrem E-Mail-Programm zugestellt.

Weitere Details in Ihrer E-Mail

Wir haben Ihnen alle technischen Details bereits per E-Mail zugesendet.
Bitte lesen Sie diese sorgfältig durch, sollten Sie Fragen zur Umstellung haben oder Unterstützung bei der Anpassung benötigen, stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung.

„E-Mail zu Exchange“-Umwandlung wird zum 5. Mai 2025 eingestellt

Wir möchten heute über eine bevorstehende Änderung informieren, die relevant sein könnte:

Ab dem 5. Mai 2025 wird die Funktion, mit der man ein bestehendes E-Mail-Postfach in ein Hosted Exchange-Postfach umwandeln kann, dauerhaft abgeschaltet.

Was bedeutet das genau?

Bisher war es möglich, ein normales E-Mail-Postfach mit wenigen Klicks in ein sogenanntes Exchange-Postfach umzuwandeln. Diese Exchange-Postfächer bieten zusätzliche Funktionen wie z. B.:

  • zentrale Synchronisation von E-Mails, Kalendern und Kontakten auf allen Geräten
  • besonders hohe Ausfallsicherheit und Verfügbarkeit
  • bessere Integration in Microsoft Outlook oder andere Groupware-Lösungen

Die Umwandlung war praktisch, weil man nahtlos „upgraden“ konnte, ohne ein neues Postfach anlegen zu müssen.

Diese Umwandlungsfunktion entfällt nun dauerhaft. Das bedeutet:

Wenn Sie nach dem 5. Mai 2025 auf ein Exchange-Postfach wechseln möchten, muss dafür ein komplett neues Postfach erstellt werden. Eine automatische Umstellung eines bestehenden Postfachs ist dann nicht mehr möglich.

Wir können unseren Fokus künftig noch stärker auf stabile, performante Dienste legen – allerdings müssen wir dafür leider auf manche Komfortfunktionen verzichten.

Was müssen Sie jetzt tun?

Für die meisten Kund:innen ändert sich gar nichts. Wenn Sie bereits ein Exchange-Postfach nutzen oder mit einem klassischen E-Mail-Postfach zufrieden sind, ändert sich nichts.

Falls Sie überlegt haben, ein vorhandenes Postfach in naher Zukunft in ein Exchange-Postfach umzuwandeln, sollte dies vor dem 5. Mai 2025 geschehen.

Nach diesem Stichtag muss bei einem Wechsel ein neues Exchange-Postfach eingerichtet und die vorhandenen E-Mails manuell oder per Migrationstool übertragen werden.

Sollten Komplikationen bei Ihnen auftreten oder Rückfragen bestehen, stehen wir Ihnen selbstverständlich jederzeit gerne zur Verfügung.

Anhaltende technische Störung bei den E-Mailservern – Wartungsarbeiten am 21. Oktober 2024

Update: Die Wartungsarbeiten wurden erfolgreich abgeschlossen und alle Systeme sind wieder voll funktionsfähig.

Seit dem 18. Oktober 2024 kommt es zu Problemen beim Senden und Empfangen von E-Mails.

Die E-Mailserver sind von einer technischen Störung betroffen, die sich in deutlichen Verzögerungen bei der Zustellung von E-Mails äußert. Dies betrifft sowohl interne als auch externe Kommunikation. Es kommt zu einer deutlich verspäteten Übertragung ihrer Nachrichten, was zu Unannehmlichkeiten und Kommunikationsverzögerungen führt.

Besonders wichtig: Trotz der Verzögerungen gehen keine E-Mails verloren!
Alle Nachrichten werden korrekt zugestellt, jedoch verspätet. Diese Verzögerungen haben sich in den letzten Tagen kontinuierlich gehalten und erfordern nun gezielte Wartungsmaßnahmen.

Um die Probleme endgültig zu beheben und die Stabilität der Server wiederherzustellen, werden am 21. Oktober 2024 zwischen 17:30 und 19:30 Uhr planmäßige Wartungsarbeiten durchgeführt. Während dieser Zeit kann es zu einer vollständigen Unterbrechung des E-Mail-Verkehrs kommen, um die notwendigen Reparaturen ohne weitere Belastung des Systems vornehmen zu können.

In der Zwischenzeit besteht ein Workaround, der es Nutzern ermöglicht, über die Störungsmeldungen eine Weiterleitung an alternative E-Mail-Adressen einrichten zu lassen. Dies kann helfen, die betriebliche Kommunikation zumindest teilweise aufrechtzuerhalten, bis die Server wieder voll funktionsfähig sind.
Wenn Sie Unterstützung bei der Einrichtung der Weiterleitung benötigen, übermitteln Sie uns bitte die betroffene E-Mail-Adresse und die Ziel-Adresse über unser Störungsmeldungs-Formular.

Die IT-Abteilung arbeitet mit Hochdruck an der Lösung und dankt allen Nutzern für ihre Geduld und ihr Verständnis während dieser Zeit.

Sollten Komplikationen bei Ihnen auftreten oder Rückfragen bestehen, stehen wir Ihnen selbstverständlich jederzeit gerne zur Verfügung.

Abschaltung der SMS-Benachrichtigungen

Bisher gab es die Möglichkeit sich beim Eintreffen neuer E-Mails von einer SMS darüber benachrichtigen zu lassen.
Da mittlerweile die meisten unserer Kund:innen ihre E-Mails dank Smartphone und Push-Notifications ohnehin dauerhaft im Blick haben, wurde dieses Feature nicht mehr genutzt, weshalb wir es zu Mitte April deaktivieren werden.

Gegebenenfalls eingerichtet Konfigurationen werden wir entfernen und die Option aus unseren Paketen entfernen.
Eine kurze Analyse hat jedoch ergeben, dass niemand die Funktion derzeit aktiviert hat, von daher ist mit keinerlei Problemen zu rechnen.

Sollten Komplikationen bei Ihnen auftreten oder Rückfragen bestehen, stehen wir Ihnen selbstverständlich jederzeit gerne zur Verfügung.

Microsoft Outlook für Mac kostenlos erhältlich

Das E-Mail-Programm Microsoft Outlook kann man für macOS von Apple ab sofort kostenlos aus dem Mac App Store herunterladen und nutzen. Und das nun auch komplett ohne Microsoft 365-Abonnement oder Office-Lizenz!

Unsere Microsoft-Exchange-Postfächer, die sich als AddOn zu bestehenden Tarifen hinzubuchen lassen, beinhalten natürlich nach wie vor eine volle Lizenz für Microsoft Outlook.

Die kostenlose Version von Outlook für den Mac unterstützt die folgenden E-Mail-Konten:

  • Outlook.com-Konten
  • Gmail
  • iCloud
  • Yahoo
  • und alle regulären IMAP-Konten (also auch ohne MS Exchange)

Die neue Version von Outlook ist zudem auch schon M1- und M2-Chips optimiert und unterstützt darüber hinaus auch die Übergabe mit iOS, sodass man als Nutzer:in Aufgaben zwischen iOS- und Mac-Geräten synchronisieren und nahtlos weiterarbeiten kann.

Aktualisierung der Mailserver im März 2021

Zwischen dem 22. und 25. März 2021 werden wir im Zeitraum von 04:00 Uhr und 04:30 Uhr stückweise unsere regulären Mailserver auf eine neue Version aktualisieren.
Die Exchange-Server sind davon nicht betroffen.

In diesen 30-minütigen Zeitfenstern werden E-Mails verspätet zugestellt werden, jedoch gehen keine E-Mails verloren und das Versenden von E-Mails ist weiterhin möglich und wird von uns automatisch über ein Relay geroutet.

Sollten Komplikationen bei Ihnen auftreten oder Rückfragen bestehen, stehen wir Ihnen selbstverständlich jederzeit gerne zur Verfügung.

Erinnerung: Aktualisierung der Exchange-Server auf Exchange 2019

Denken Sie daran, dass wir unsere Microsoft Exchange Server ab dem 31. August 2020 auf die neue Version 2019 aktualisieren werden (siehe Beitrag vom 15. Juli).

Nach abgeschlossener Migration Ihres Exchange-Postfachs wird Outlook nach einem Neustart sowie zur erneuten Eingabe des Postfach-Kennworts fragen.

Zusätzlich finden Sie spätestens am Folgetag eine kurze Benachrichtigung über die abgeschlossene Migration in Ihrem Posteingang.

Es gehen dadurch keine E-Mails verloren. Die Leistungen von HostedExchange werden dadurch nicht verändert. Ihre E-Mail-Postfächer stehen Ihnen auch nach der Umstellung weiterhin wie gewohnt in vollem Leistungsumfang zur Verfügung.

Sollten Komplikationen bei Ihnen auftreten oder Rückfragen bestehen, stehen wir Ihnen selbstverständlich jederzeit gerne zur Verfügung.

Aktualisierung der Exchange-Server auf Exchange 2019

In den nächsten Monaten aktualisieren wir für Sie unsere Exchange-Server.
Die Postfächer werden ab dem 31.08.2020 von der Version „Exchange 2013“ auf „Exchange 2019“ aktualisiert.

Die Aktualisierung erfolgt direkt auf die Version Exchange 2019, dabei werden Ihre Postfächer vollständig auf die neue Version migriert. Wenn die Migration Ihres Postfachs erfolgreich abgeschlossen wurde, finden Sie dazu eine Benachrichtigung in Ihrem Posteingang.

Es kann während der Umstellung zu einem kurzen Verbindungsabbruch von wenigen Sekunden in Ihrem E-Mail-Programm kommen. Es gehen dadurch jedoch keine E-Mails verloren!

Bitte beachten Sie, dass die folgenden E-Mailprogramme nicht mehr unterstützt werden:

  • Outlook 2010 und ältere Versionen
  • Outlook für Mac 2011 und ältere Versionen
  • Apple Mail unter Mac OS X v10.7 (Lion) und älter

Wenn Sie derzeit noch eine dieser älteren Versionen nutzen, müssen Sie daher bis zum 31.08.2020 eine Aktualisierung auf eine neue Outlook-Version durchführen, damit Ihre E-Mails nach der Umstellung weiterhin in Outlook abgerufen werden können.

Aktuelle Versionen von Outlook zum Download finden Sie in unserem Kundencenter.

Sollten Komplikationen bei Ihnen auftreten oder Rückfragen bestehen, stehen wir Ihnen selbstverständlich jederzeit gerne zur Verfügung.

TLS 1.2 only für alle Mailserver

Ab dem 16. Juni 2020 werden wir unsere Mailserver aktualisieren und TLS in den veralteten Versionen 1.0 und 1.1 deaktivieren. Normalerweise wird von Ihrem E-Mail-Programm automatisch die bereits aktivierte Version TLS 1.2 genutzt.

Was ist TLS?

Die Transport Layer Security (TLS), als Weiterentwicklung von SSL, schützt bei der E-Mail-Kommunikation den Transportweg vom Versand durch Ihr E-Mail-Programm bis zum Empfang beim Adressaten. Wenn Sie Ihr Postfach entsprechend eingerichtet haben, können die über das Internet mit diesem Protokoll übertragenen Daten nicht auf dem Transportweg mitgelesen werden.

Was müssen Sie tun?

Bitte überprüfen Sie die von Ihnen genutzten E-Mail-Programme auf Kompatibilität mit mindestens TLS 1.2.
Denken Sie dabei auch an Ihre Mobiltelefone, Tablets und andere E-Mail versendende Anwendungen und aktualisieren Sie E-Mail-Programme und Betriebssysteme auf die jeweils neueste Version

Was passiert, wenn Sie nicht aktualisieren?

Wenn Ihr E-Mail-Programm TLS in Version 1.2 nicht unterstützt, können Sie Ihre E-Mails nicht mehr verschlüsselt abrufen. Nicht zu empfehlen ist die Umstellung auf eine ungesicherte Verbindung, insbesondere wenn Sie den Verschlüsselungsvorgaben der DSGVO unterliegen. Wenn Sie nicht mehr auf Ihre E-Mails zugreifen können, ist weiterhin der Zugang über von uns bereitgestellte Webmailzugänge möglich.

Um die für Sie entstehenden Unannehmlichkeiten so gering wie möglich zu halten, führen wir die Umstellungen jeweils frühmorgens ab 4:00 Uhr durch. Es kommt zu Serviceunterbrechungen von ca. 30 Minuten, in denen Sie E-Mails nicht abrufen oder fehlerfrei versenden können. In diesem Zeitraum eingehende E-Mails werden selbstverständlich zwischengespeichert und nach Abschluss der Arbeiten regulär zugestellt. Den aktuellen Status können Sie auf unserer Statusseite mitverfolgen.

Sollten Komplikationen bei Ihnen auftreten oder Rückfragen bestehen, stehen wir Ihnen selbstverständlich jederzeit gerne zur Verfügung.

Deaktivierung von SMTP after POP

Was ist SMTP-after-POP?

Beim E-Mail-Versand erfolgt am Postausgangsserver die Abfrage der E-Mail-Adresse sowie des zugehörigen Passworts. Nur wenn diese Zugangsdaten korrekt sind, erfolgt der Versand der E-Mail.

Zur Überprüfung der Zugangsdaten gibt es zwei unterschiedliche Verfahren, „SMTP-Auth“ und „SMTP-after-POP“. Während beim modernen Standardverfahren „SMTP-Auth“ explizit die Anmeldung mit E-Mail-Adresse und Passwort am Postausgangsserver erfolgt, geschieht dies beim veralteten „SMTP-after-POP“ nicht. Hier ist ein Versand möglich, wenn zuvor eine Anmeldung am Posteingangsserver mit den Zugangsdaten erfolgt ist. Das E-Mail-System merkt sich dabei die entsprechende IP-Adresse und erlaubt für einen gewissen Zeitraum das Versenden von Nachrichten ohne weitere Authentifizierung am Postausgangsserver.

Warum wird SMTP-after-POP zum 02.09.2013 deaktiviert?

Bedingt durch die beschriebene technische Besonderheit von SMTP-after-POP ergeben sich für mich als Provider im täglichen Betrieb leider immer wieder erhebliche Probleme bei der SPAM-Bekämpfung. Da keine eindeutige Authentifizierung erfolgt, ist ein E-Mail-Versand auch unbefugten Dritten möglich, wenn temporär dieselbe IP-Adresse genutzt wird — beispielsweise über ein öffentlich zugängliches oder nicht gesichertes Netz.

Das weitere Bereitstellen von SMTP-after-POP ist mir daher in Zukunft nicht mehr möglich und ich bitte um Ihr Verständnis, das Verfahren ab dem 2. Oktober 2013 nicht mehr zum Versand von E-Mails anzubieten. Sollten Sie derzeit noch SMTP-after-POP nutzen, ist ein Umsteigen auf das moderne und sichere SMTP-Auth erforderlich. 

So stellen Sie um

Rufen Sie in Outlook die Kontoeinstellungen auf, wählen Sie das Postfach aus für das Sie die Einstellungen kontrollieren möchten und klicken Sie auf „Ändern“. Unten rechts dann auf „Weitere Einstellungen“ und der Reiter „Postausgangsserver“ sollte bei Ihnen dann so aussehen:

Bitte stellen Sie Ihr E-Mail-Programm bis zum 2. Oktober um, ansonsten können Sie keine E-Mails mehr versenden!

Sollten Komplikationen bei Ihnen auftreten oder Rückfragen bestehen, stehen wir Ihnen selbstverständlich jederzeit gerne zur Verfügung.